Structured Profitability Oy
Maaliskuusta asti suositumpia teemoja esimiesten kanssa pidetyissä coachingsessioissa on ollut ”Miten johdan etänä työtä tekevää tiimiäni”? Hämmennys ja epävarmuus ovat ajoittain käsin kosketeltavia. Coacheina olemme havainneet, että eritoten Covid-19 -ajanjakson johtamisviestintä selkeästi hakee vielä muotojaan, paikoitellen isostikin.
Ensiksi iskee hämmennys
Kun esimiehenä ei tarkalleen tiedä mitä se oma porukka häärää huolen ymmärtää. Haluaa toki luottaa omiinsa, mutta haasteellisinakin aikoina johtaja haluaa saavuttaa omat ja firman tavoitteet. Yhteydenpitoon sinänsä on välineitä: On chatit, Teams, Skype ja sähköpostit ym. työkalut. Mitä johdettavat kuitenkin kaipaavat, on esimiehen henkilökohtaista näkymistä ja yhteydenpitoa. Minullakin on tarina kerrottavana henkilöstä, joka ei, keväällä etätyöhön joutuessaan, yli kuukauteen vaihtanut suullisesti sanaakaan esimiehensä kanssa. No, keskinäisessä sparrauksessa loimme ratkaisun, joka tuntuu tehonneen ja yhteistyö on normalisoitunut. Toivottavasti yksittäistapaus, mutta pelkään muitakin vastaavia tapauksia löytyvän.
Pelkistetysti sanottuna viestintä on johtamisen polttoaine. Esimiehenä sinulla on tahtotilan ja päätösten viestintää, delegointia, ohjausta ja sata muuta asiaa, jotka vaativat viestintää. Olethan vastuussa siitä, että asiat rullaavat. Näin pandemian aikana valppautesi on koetuksella. Velvollisuutesi on huolehtia, että työssä jaksamisen ja henkinen hyvinvoinnin osalta asiat ovat reilassa. Vaara on todellinen, että näiden asioiden osalta teet virhearviointeja. Varsinkin nyt, kun yhteisiä kahvi- ja lounastaukoja ei ole, management-by-walking-around -kierros on mahdoton ja Teams-palaverit keskittyvät juokseviin työasioihin. Kun toisista välittämisestä häviää henkilökohtaiset kanavat, työpaikan ”tunne-elämä” on vaarassa köyhtyä ja ”Me-henki” vaarassa heikentyä. Ole siis hereillä, miten edellä mainitut asiat kehittyvät.
Pysähdy, fundeeraa ja kuuntele aktiivisesti
Olisiko Sinun aika pysähtyä. Aloita vaikka asettamalla itsellesi kaksi kysymystä.
- Minkä kouluarvosanan annan omalle johtamisviestinnälleni pandemian aikana?
- Kuinka aktiivisesti olet arvioinut etänä työtä tekevien mielialoja. jaksamista ja työtyytyväisyyttä?
Jos ensimmäiseen kysymykseen annoit itsellesi esim. kuutosen, miksi et antanut seiskaa? Mitä olisi pitänyt johtamisviestinnässäsi tapahtua, jotta arvosanasi olisi ollut pykälän parempi? Jos havaitsemiesi puutteiden kuntoon saattaminen edelleenkin on järkevää, aloita siis näistä. Mikäli fundeeraus tuo ilmi jotain vielä akuutimpaa, silloin tuumaustauko on todella kannattanut. Samalla ajatteluprosessi antoi luonnollisesti hyvät selitykset miksi jämähdit kuutoseen, vai mitä. Eikä sekään ole hullumpi idea, että ruoditte asiaa koko tiimissä. Tosin, ole armollinen itsellesi. Välillä vain ne tärkeät, mutta ei-kiireisiksi koetut asiat tuppaavat hautautumaan muiden kiireiden alle. Ymmärrän että päiväsi täyttyy palavereista, sisäisen byrokratian hoitamisesta ja toiminnallisten ”tulipalojen” sammuttamisesta. Maailma ei romahda kuudessa kuukaudessa. Vielä on aikaa toteuttaa tarvittavat korjaavat toimenpiteet.
Kuulemisen ja aktiivisen kuuntelemisen välillä on valovuoden ero
Mitä toiseen kysymykseen tulee, coachingistunnoissa useat esimiehet oivaltavat kyllä, että sen kunnollinen käsittely vaatii vuoropuhelua. Kysymyksen esittäminen ja vastauksen saaminen eivät riitä. Dialogissa avainasemassa on aktiivinen kuunteleminen. Omien korvien käyttöastetta on aina varaa nostaa – välillä paljonkin. Toisaalta onnistuneessa aktiivisessa kuuntelemisessa hyödynnät kaikkia aistejasi. Kun kuuntelet kaikilla aisteillasi, analysoit myös sen mitä vastapuolen elekieli viestii. Tällöin sanat ovat vain osa kokonaisviestiä. Eleet, silmän liikkeet, tunneilmaisut, äänen voima ja sanojen painotukset kaikki vahvistavat osaltaan sen mitä keskustelukumppani sanoo.
Pelkässä kirjallisessa viestinnässä on omat haasteensa. Tee vaikka oheinen pikku harjoitus, niin huomaat:
Lausu ääneen lause seuraava lause, ”Minä haluan tämän”. Lausu sama lause kolme kertaa, painottaen vuorotellen kutakin sanaa: ”MINÄ haluan tämän”, ”Minä HALUAN tämän”, ”Minä haluan TÄMÄN”.
Triviaalinakin esimerkkinä se osoittaa kirjallisen viestin sisältämän riskin. Tulkitset helposti viestin haluamallasi tavalla. Suullisesti esitettynä, äänenpainoja käyttäen, virhetulkinnan vaara on pieni.
Aktiivinen kuuntelu verkon yli on toki haastavampaa, kuin henkilökohtaisessa tapaamisessa. Äänen lisäksi sinulla on varmastivideokuvaa välittävä sovellus käytössäsi. Hyödynnä se, älä piiloudu puhelimen taakse. Voit pitää silmäkontaktia ja nähdä ainakin, mitä kasvonilmeet kertovat. Aktiivisen kuuntelemisen teho perustuu myös siihen, että sinun kannattaa varmistua, että ymmärrät kerrotun oikein. Eli lausua kuultu omin sanoin: ”Mikäli ymmärrän oikein mitä kerrot, niin… . Keskity, aktiivisena kuuntelijana et voi samaan aikaan silmäillä lehtiä, lukea papereita tai näpräillä kännykkää, sillä hups, vastapuolen tarinan juoni katosi. Aktiivisen kuuntelemisen muuttuessa pelkäksi kuulemiseksi dialogin tehosta hävisi hetkessä 90 prosenttia. Kuvittelit säästäväsi aikaa tempullasi. Ja keskustelukumppani joutuu toistamaan sen mitä oli kertomassa tai kysymässä. Siis tuplahaitta.
Aktiivisena kuuntelijana luot luottamusta ja parannat työtyytyväisyyttä
Näytä omaa esimerkkiä. Älä odota, sinun on tehtävä aloite. Aktiivista kuuntelemista käyttäessäsi toinen huomaa, että olet läsnä ja kiinnostunut. Nyt teillä on aito vuoropuhelu. Esimies aktiivisena kuuntelijana et puhu päälle, vaan annat tiimijäsenesi puhua loppuun. Toisaalta sinun kannattaa hyödyntää hiljaisuutta ja antaa keskustelukumppanille tarpeeksi aikaa pohtia vastauksiaan. Älä murehdi omaa vastausta tai sanomista toisen puhuessa. Kun kuuntelet aktiivisesti, vastaus tai jatkokysymys syntyy itsestään. Johdattelevia kysymyksiä pitää myös välttää. Ajattelemattomuuttaan sinun on niin helppoa tuoda heti julki oman tahtotilasi johdattelevasti, esim. neuvomalla ”Minusta sinä voisit…”.
Chateilla ja sähköpostilla on työjohdollisissa kysymyksissä omat hyötynsä. Henkilökohtaista suullista vuorovaikutusta nämä eivät korvaa. Vuorovaikutustilanteessa aktiivinen kuunteleminen on avainasemassa. Yksi asia johtaa toiseen ja kolmenteen. Aktiivisen kuuntelun kautta keskinäisen dialogin sisältö syvenee ja laatu paranee. Sen seurauksena keskinäinen luottamus lisääntyy ja arvostus kasvaa. Näin toisten tukemiselle ja kannustavan palautteen antamiselle luodaan paremmat (lue: turvalliset) edellytykset. Tämä on omiaan varmistamaan tiimihenkeä ja työn tuottavuutta näinä hankalina pandemian aikoina. Edellä mainitut elementit ovat myös tärkeitä palikoita työtyytyväisyyden rakentumiselle. Näin työtyytyväisyyskin paranee, vähän niin kuin kaupanpäällisiksi.
Liikkeenjohdon Coach voi auttaa
Edellä mainittu kuulostaa yksinkertaiselta. Valitettavasti se ei aina ole. Oma persoonallinen johtamistyyli kehittyy ja muuttuu ajan myötä. Kaikkien pinttyneiden tapojen juurtumista ei huomaa, ei omassa johtamisviestinnässäänkään. Toisekseen vaikka esimiehenä tietääkin omassa viestinnässä olevan kehitystarpeita, itsensä ja oman käyttäytymisen pysyvä muuttaminen ovat haastavimpia muutosjohtamisen osa-alueita.
Coaching on sikäli hyvä työväline tässä, että liikkeenjohdon coach auttaa sinua itseäsi kehittämään omaa johtamisviestinnän toimintamalliasi. Toimintamallin, joka istuu sinun johtamistapaasi ja vastaa oman tiimisi tarpeita. Coacheina emme lähtökohtaisesti tuputa sinulle valmista tapaa toimia, vaan autamme sinua luomaan itse omat toimintamallisi. Kerron mielelläni kiinnostuneille lisää. Ellet ole kokeillut, suosittelen.
Opi muilta, pandemia jatkuu vielä tovin
Aktiivisen kuuntelemisen taidot kehittyvät ainoastaan harjoittelun ja sen johdonmukaisen käytön myötä. Se on oman johtamisesi perusta, johdat sinä sitten joukkoasi pandemian aikana tai normaalioloissa. Monella työpaikalla on tällä hetkellä ns. työnteon hybridimalli käytössä. Hybridimallissa osa henkilöstöstä tekee etätyötä, osa tekee työnsä virallisessa työpisteessään. Nyt on otollinen aika kehittää omien aktiivisen kuuntelemisen taitoja. Hybridimallin johtamiseen liittyy muitakin johtamisen haasteita. Palaan joihinkin näistä tulevissa kirjoituksissani.
Aktiivisen kuunteluemisen ja muiden johtamishaasteiden kanssa sinun ei tarvitse painia yksin. Voit oppia muilta. Menossa olevan pandemian johtamisesta kirjoitetaan kohtuullisen paljon ja hyviä webinaareja järjestetään siitä jatkuvasti. Pienellä etsimisellä löydät kyllä tietokanavat niistä aiheista, joissa itse haluat kehittyä.
Itse seuraan mielenkiinnolla parhaillaan #GoodAfterCovid-19 -liikkeen Suomen toimijoiden toteuttamaa webinaarisarjaa. Sarjassa keskitytään Covid-19 -ajanjakson liikkeenjohdon nyky- ja pandemianjälkeisiin haasteisiin. Esityksissään sekä liike-elämän ylimmän johdon edustajat, että tiedeyhteisön professorit valottavat omalta osaltaan miten pandemian aiheuttamista haasteista selvitään. Tarjolla siis hyviä oivalluksia, toimintamalleja ja muuta ajattelemisen arvoista. Tähän asti pidetyt neljä webinaaria ovat katsottavissa kotisivuiltamme. Tervetuloa seuraamaan.
Lopuksi
Tukekaa toisianne. Tsempatkaa toisianne. Välittäkää toisistanne. Esimiehenä sinä kannat suurimman vastuun siitä, että laadukasta vuoropuhelua on riittävästi. Valitettavasti näyttää siltä, että joudumme henkisesti kestämään tätä Corona-riesaa pitkälle ensi kevääseen. Kun jengisi on hajallaan, aktiiviseen kuuntelemiseen pohjautuvan vuoropuhelun tarve korostuu entisestään. Ellet jo ole vauhdissa, nyt on syytä käynnistää se.
Herbert Lundström toimii Structured Profitability Oy:n partnerina. Hänen erikoisalueitaan ovat tuottavuuden ja muutosjohtamisen ohjelmien johtaminen sekä liikkeenjohdon coachina toimiminen. Hän myös luennoi ja ohjaa opiskelijoita useissa eri johtamisohjelmissa. Hänet tavoittaa sähköpostitse herbert.lundstrom(at)sprof.fi sekä puhelimitse 050-5002310.
Hänen mainitsemansa GoodAfterCovid-19 -webinaarit ovat katsottavissa: www.sprof.fi/webinars